יצירת תיבות חדרים וציוד Resources Mailbox

Resources הם משאבים של הארגון כמו חדר ישיבות, מחשב, מקרן, שולחן, וכו’ נשמע קצת מצחיק … ולמה זה קשור לExchange?

לדוגמה אם רוצים לסגור את החדר ישיבות למען הרצאה חשובה ומישהו אחר גם רוצה באותה השעה? ותתארו לכם מצב שהרבה אנשים רוצים את החדר ישיבות … לא נכין דף עם רשימה או נגדיר משתמש מסוים שכל היום ישגעו אותו כי משתמשים רוצים את חדר הישיבות..

אז ניתן על ידי יצירת Resources כמו חדר ישיבות ליצור מצב שמשתמש מוסיף את הResources ביומן אל הנמענים וקובע את השעה וכך שאר המשתמשים שינסו לקבוע בשעה הזו לא יוכלו או יאלצו להיות מאושרים על ידי משתמש עם סמכות שיכול לקבוע זאת ולא רק חדר ישיבות אפילו מקרן או מחשב נייד וכו’

אבל למה לא ליצור משתמש רגיל שהוא יהיה החדר ישיבות… כי כאן ה Exchange בא לעזור לנו בכך שהוא מונע ממשתמש לקבוע באותה שעה ו”לתפוס” את חדר הישיבות… תיבה זו היא לא משתמש ואינה מכילה ערכים של משתמש ולכן עדיפה.

אז אך ניצור Resources ? הכנסו ל Recipients

לחצו על החץ ליד ה+ ותוכלו לראות שאתם יכולים ליצור “חדר” או “ציוד” זאת אומרת אם זה מקרן אז זה ציוד ואם זה חדר ישיבות אז זה חדר… פשוט לא?

ללחוץ על החץ הקטן ליד הפלוס

לחצו עלROOM

תוכלו להזין את שם החדר, הכתובת של החדר ב GAL כאשר המשתמש יחפש אותו ניתן לראות את הדוגמה בתמונה, המיקום, כי חדרי ישיבות יכול להיות בכל קומה

ניתן להגדיר למטה ב Booking requests

אם אדם מנסה לקבוע באותה שעה שקיים אדם אחר אז הוא יקבל Decline אוטומטית (שיטת  הראשון תופס) , או שניתן להגדיר משתמש אשר יגדיר מי יקבל את החדר ישיבות בשעה הזו..

ממש פשוט למילוי

אותו הדבר לגבי ציוד

אותו הדבר כמו Room